Datenschutz Papierakten DSGVO

Was tun mit Papierdaten!

Datenschutz – das hat nicht nur etwas mit elektronischen Daten zu tun! Daher müssen

DSGVO Daten auf Papier im Ergebnis voll mit einbezogen werden. Deshalb bitte auch diese (Papier) Daten mit im Fokus behalten..

Entgegen der allgemeinen Annahme nimmt Papier im Büro noch immer einen großen Stellenwert ein. Daher muss auch die Datenschutz-Grundverantwortung hier Anwendung finden. Das geschieht In der Weise, dass die DSGVO auch

u.a. für die „nicht automatisierte Verarbeitung“ personenbezogener Daten

(Art. 2 Abs. 1 DSGVO) gilt.

Allerdings trifft das nur zu, wenn die Daten „in einem Dateisystem“ gespeichert

sind oder gespeichert werden sollen (Art. 2 Abs. 1 DSGVO). Das Datensystem erfasst

jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind“ (so Art. 4 Nr. 6 DSGVO). Damit gilt nach der DSGVO, dass nicht nur Daten in der EDV, sondern auch  Akten oder Aktensammlungen sowie

ihre Deckblätter“ sehr wohl in den Anwendungsbereich der DSGVO fallen. Hier gilt ebenfalls, dass diese Sie nach bestimmten Kriterien geordnet (Erwägungsgrund

13 Satz 3 zur DSGVO) sein müssen.

Fazit: Berge von ungeordneten Notizzetteln oder andere Papierhaufen ohne jede Struktur sind der DSGVO gleichgültig.

Dagegen fallen Hängeregistraturen, in Ordnern sorgfältig sortierte  Unterlagen und jegliche  Aktensammlungen in vollem Umfang in den Anwendungsbereich der DSGVO. Hieraus folgernd gibt es eine ganze Reihe von Konsequenzen.

Der Datenschützer

Datenschutz in der Kanzlei des Insolvenzverwalters!

externer Datenschutzbeauftragter Stuttgart > Hamburg